Drucken Sie die Vorlagen aus oder nutzen Sie sie gleich digital. Zudem gibt es von Herstellern wie Avery Zweckform fertige Gesprächsnotiz-Muster, zum Beispiel in Form von Vordrucken und A5-Notizformularen. "Wer schreibt, der bleibt" Dieses Sprichwort lässt sich sehr gut für Gespräche jeder Art übertragen. Memos in sämtlichen Varianten sind eine perfekte Gedächtnisstütze: Was Sie auf ein Blatt Papier oder am PC niederschreiben, bleibt erhalten – und kann somit schwerer vergessen werden. Besuchsberichte für den Außendienst und Messen | snapADDY. Titelbild: Nattakorn Maneerat / Getty Images Ursprünglich veröffentlicht am 2. November 2020, aktualisiert am November 02 2020
Sie können aus einem großen Angebot bedarfsgerechte Formulare wählen, die im Normalfall bereits vorgelocht sind. Unterschiede gibt es zum einen beim Format. Durchgesetzt hat sich weitgehend DIN A5 im Hochformat als handliches Maß, das auch in der Ablage nicht untergeht. Die Farbe ist bei Gesprächsnotizen ebenfalls ein wichtiges Kriterium. Formulare in bunter Farbe fallen auf den ersten Blick unter weißen Papieren auf und werden nicht so leicht zu übersehen. Grundlagen für einen erfolgreichen Messeauftritt › avalia Gründerlounge. Weiterhin sind sie in den Akten leicht aufzufinden. Sind die Notizen nicht für die Weitergabe an andere vorgesehen und kommen gleich in die Ablage, eignen sich ebenso Formulare auf weißem Papier gut. Gesprächsnotizen sind hauptsächlich als praktischer Abreißblock im Angebot. Daneben gibt es lose Notizblätter zum Einheften in spezielle Ordnersysteme und Zeitplanbücher. Vorteile Bei Besprechungen die Informationen zeitgleich im PC festzuhalten ist selten möglich und würde ohnehin nur vom Gespräch ablenken. Ein Formularblock ist hingegen schnell zur Hand, sodass sich die wichtigsten Daten in Kurzform erfassen lassen, ohne dass dies störend wirkt.
Um eine effektive Nacharbeit und konkrete Aussagen zum Messeerfolg machen zu können, ist die Erfassung der Besucherkontakte unabdingbar. Vorbereitete Formulare reduzieren den Aufwand hierfür und ermöglichen ein schnelles Ausfüllen durch den Bearbeiter. Nur genaues Ausfüllen (Lesbarkeit und Verständlichkeit) der Berichtsbogen garantiert die prompte Erledigung von Anfragen. Erfahrungen beweisen, dass nach einer gewissen Anlaufzeit die Mitarbeiter diese Bögen als wertvolles Arbeitsinstrument anerkennen. Geprächs-Formulare bei Mercateo günstig kaufen. Vorher muss festgelegt werden, welche Gespräche als aufzeichnungswürdig eingestuft werden. Generell gilt, der Berichtsbogen ist erst bei ernsthaftem Interesse des Besuchers am Produkt auszufüllen. Kurze Detailauskünfte, die nicht mit der Angabe der Anschrift enden, werden eventuell mit Strichlisten nach Produkten oder Themengruppen erfasst. Auch diese Kurzberatungen können interessante Aufschlüsse über die Akzeptanz der Exponate geben. Alternativ kann die elektronische Besucherregistrierung als Möglichkeit geprüft werden.
Telefonanrufe Telefonieren Sie nach und laden Sie Ihre wichtigsten Kunden nochmals persönlich ein. Anknüpfungspunkte können sein: eine spezielle Präsentation ein Fachvortrag während der Messe ein gemeinsames Arbeitsessen mit Lieferanten eine Abendveranstaltung ein Vertriebspartner-Treffen Pressearbeit Um weitere potenzielle Kunden zu interessieren, sollten die Möglichkeiten der klassischen Pressearbeit genutzt werden, wie beispielsweise Pressemitteilung Produktberichte für die Presse Pressemappe Pressekonferenz Kommunikation und Auftreten am Messestand Der Messestand schafft durch Architektur und Gestaltung das positive räumliche Umfeld für sachliche und persönliche Information. Kompetentes Standpersonal und funktionsgerechter Ablauf des Messebetriebs sichern durch folgende Punkte den Erfolg: Gastgeber für die Besucher sein Professionelles Standpersonal Gute Gesprächsführung Gesprächsnotizen anfertigen Messeknigge beachten Optisch professioneller Eindruck der Personen am Stand Die Besucher des Standes sollen sich wohlfühlen.