Denn ist ein Thema erst einmal in Vergessenheit geraten, so muss sich der entsprechende Mitarbeiter erst wieder in dieses einarbeiten und eventuell dazugehörige Dokumente aufsuchen. Das beansprucht unnötig die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter. Zudem bedeutet eine zeitnahe Bearbeitung auch, dass Ihr ECM-System oder DMS alle Dokumente vollständig, in ihrer Struktur gesichert und jederzeit verfügbar aufbewahren muss. Auf der anderen Seite ist es ein Muss für die digitale Archivierung, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet. Eine weitere wichtige Grundlage, die für die digitale Archivierung entscheiden ist, zeigt sich in der Zeitersparnis durch ein ECM-System oder DMS. So muss jedes abgelegte Dokument in kürzester Zeit wiederauffindbar und reproduzierbar sein. Dafür benötigt die Software eine leistungsstarke Volltextsuche sowie eine Möglichkeit zur Kategorisierung.
Die Archivierung wichtiger Dokumente und Daten ist schon seit mehreren Jahrhunderten ein wichtiger Bestandteil unserer Gesellschaft. Sie sorgt dafür, dass Informationen vorübergehend oder dauerhaft gespeichert und aufbewahrt werden und bei Bedarf verfügbar sind. Doch mit der wachsenden Menge an Informationen und Daten wird immer mehr Platz für diese Archive benötigt. Glücklicherweise bietet die digitale Archivierung in der heutigen Zeit eine fantastische Lösung für ein uraltes Problem. Was ist Dokumentenarchivierung? Dokumente sind der Treibstoff und die Grundlage Ihres Unternehmens. Um effektiv arbeiten zu können, müssen das Wissen und die Daten innerhalb Ihres Unternehmens für diejenigen, die sie benötigen, leicht zugänglich sein. An dieser Stelle kommt die Dokumentenarchivierung ins Spiel. Dies gilt sowohl für physische als auch für digitale Dokumente. Dazu gehört auch die Datenarchivierung. Bei der Datenarchivierung geht es in der Regel um verschiedene Arten von Daten: um Differenzsicherungsdaten und um archivierte Daten.
Dieses Audit wird vom unabhängigen Dienstleister durchgeführt. Im letzten Bericht heißt es, dass besonders hervorzuheben ist, wie vorzüglich unser Unternehmen in Sachen Datenschutz aufgestellt ist. Das Aktentrackingsystem wird lückenlos bearbeitet und protokolliert. Sämtliche unserer Mitarbeiter sind sowohl in ihren jeweiligen Fachgebieten geschult, als auch gesondert in Sachen Datenschutz. Zutrittskontrollen und Zugriffsüberwachungen werden rigoros durchgesetzt. Dementsprechend konnte das zertifizierende Unternehmen keine offenen Punkte feststellen und hatte keine Anmerkungen zur Verbesserung unserer Maßnahmen zum Datenschutz.
Es ist dabei ganz egal, um welche Art von Dokumenten es sich handelt. Das können Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen sein. Alle Dokumente werden dabei in einem standardisierten Format vorgehalten, das für die Langzeitaufbewahrung geeignet ist. Jedem berechtigten Mitarbeiter wird so ganz bequem in sekundenschnelle Zugriff auf relevanten Informationen gewährt – standortunabhängig. Postzuweisung Jede Person oder Abteilung erhält automatisch und regelbasiert die spezifischen Dokumente in den entsprechenden digitalen Postkorb. So erhält die Buchhaltung beispielsweise nur die Rechnungen. Auftragsbestätigungen hingegen gehen direkt an den Einkauf. Es können urlaubsbedingte Abwesenheiten und Krankheitstage beachtet werden. Selbst unstrukturierte Informationen können anhand von bestimmten Eigenschaften wie z. B. der Kundennummer, Postleitzahl oder weiteren Eigenschaften im Unternehmen zielgerecht gesteuert werden. Individuelle Anpassungen Die Eingangspostverarbeitung kann um zusätzliche Module erweitert werden.
Profitieren Sie von unseren Lösungen und einem Dokumentenmanagement, welches auch über mehrere Standorte hinweg betrieben werden kann. In Bezug auf die Revisionssicherheit entspricht unsere Lösung den geltenden Aufbewahrungsfristen und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-geschützter Buchführungssysteme (GoBS) und Übrigen zu erfüllenden Standards. Automatische Dokumentenverteilung Zeitnahe Bearbeitung Bessere Auskunftsfähigkeit Schnellerer Service Geringe Vorgangskosten Revisionssichere Aktenführung Einfaches Monitoring Standortunabhängig nutzbar Geringer Pflegeaufwand Lernfähige Technologie
Während der komplette Verarbeitungsprozess einer papierbasierten Rechnung im Schnitt 27 Minuten dauert, kann eine vollständig digitale Rechnung (eine sog. E-Rechnung) im Idealfall in rund 2 Minuten verarbeitet sein. Somit haben die Mitarbeiter viel mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben und können sich wieder auf das Kerngeschäft des Unternehmens konzentrieren. 2. Kostenersparnis Mit der Zeitersparnis geht im Idealfall auch eine Kostenersparnis einher. Wie bereits in unserem Video "Digitale vs. analoge Belegverarbeitung" erwähnt, können mit der digitalen Dokumentenverarbeitung enorme Kosten gespart werden. In diesem Video erfahren Sie wie hoch die Kostenersparnis bereits im ersten Jahr nach der Einführung ist. 3. Fehlervermeidung Ein weiterer Vorteil der digitalen Eingangspostverarbeitung ergibt sich daraus, dass die Fehlerquote im Gegensatz zu der manuellen Dokumentenverarbeitung enorm sinkt. Durch die automatische Validierung und Fehlererkennung werden menschliche Irrtümer erheblich reduziert.
Der A7 Chip kombiniert eine 64-Bit-Arm-CPU mit einem Grafikprozessor und Hauptspeicher und übernimmt zudem die Funktionen eines herkömmlichen PC-Chipsatzes. Somit soll das neue Tablet eine 4x schnellere CPU und eine 8x schnellere Grafik bieten, womit Sie bestens ausgestattet sind für anspruchsvolle Apps und Anwendungen. Besseres LTE Für alle, die auf eine schnelle Mobilfunkverbindung setzen: Das iPad mini mit Retina Display WiFi + Cellular unterstützt mehr LTE-Bänder als sein Vorgänger. Es empfängt also nicht nur im Netz von T-Mobile Daten, sondern auch von Vodafone und vermutlich O2. Bilder und Videos in bester Qualität Die Rückseite des refurbished iPad mini 2 verfügt über eine iSight-Kamera, die 5-Megapixel-Fotos schießt und in 1080p HD-Auflösung filmt. Neu ist ebenfalls der 3-fach Videozoom. Die FaceTime-Kamera auf der Vorderseite knipst 1, 2 Megapixel-Bilder und filmt mit 720p-Auflösung. Bestellen Sie das iPad mini 4 jetzt in unserem Onlineshop Dieses neue Gerät von Apple ist jetzt in unserem Onlineshop erhältlich.
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